Cách sử dụng mã QR để hợp tác nhóm

Mã QR dành cho cộng tác nhóm giúp người quản lý và lãnh đạo nhóm tăng tỷ lệ năng suất cho dù bạn đang làm việc tại văn phòng hay từ xa.

Các nền tảng trực tuyến như trình tạo mã QR có tính năng nhiều người dùng kết nối các thành viên trong nhóm của bạn và cho phép họ động não cho các dự án hiện tại hoặc tiếp theo của bạn bất chấp sự khác biệt về vị trí hoặc múi giờ.

Trong một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Gartner, Inc., 82% lãnh đạo công ty cho phép nhân viên của họ làm việc bên ngoài hoặc xa văn phòng.

Điều này có nghĩa là họ sẵn sàng đối mặt với thử thách đặt ra bằng cách cộng tác trong một môi trường làm việc kết hợp.

Nhưng thực sự, nó hầu như không phải là một thách thức nếu bạn chọn nền tảng cộng tác hoàn hảo cho nhóm của mình.

Với mã QR, bạn có thể thích ứng với các chiến lược làm việc mới và phát triển các dự án có hiệu suất cao cùng với nhóm của mình.

Để đảm bảo hệ thống cộng tác mã QR hiệu quả cho nhóm của bạn, hãy đọc bài viết hướng dẫn này và hiểu rõ hơn về cách điều này có thể mang lại lợi ích cho bạn.

Mã QR cho cộng tác nhóm: sự kiện và tính năng

Năm 1994, Denso Wave phát triểnMã QR cho hàng tồn kho sản phẩm để hỗ trợ các nhà bán lẻ và nhà sản xuất.

Nhưng sự xuất hiện của nhiều nền tảng mã QR khác nhau cho phép người dùng sử dụng các mã này để quản lý lực lượng lao động và phân chia khối lượng công việc.

Chúng là một công cụ kỹ thuật số đa chức năng cho phép bạn chia sẻ liên kết, tệp và trang đích tùy chỉnh với các thành viên trong nhóm của mình.

Vì vậy, bạn có thể sử dụng mã QR thay vì ổ đĩa cứng và ổ đĩa flash, bộ nhớ đám mây trực tuyến được chia sẻ hoặc nền tảng nhắn tin trực tuyến để phổ biến tệp cho nhóm của mình.

Nó an toàn hơn nhiều và bảo vệ nhóm của bạn khỏi trở thành nạn nhân củacạm bẫy khi sử dụng bộ nhớ dùng chung khi phân phối tập tin.

Điều này chỉ có nghĩa là bạn có thể chia sẻ an toàn các tệp và liên kết của công ty trong nhóm của mình.

Nhóm mã QR bạn có thể sử dụng từ nhiều phần mềm trực tuyến khác nhau

QR TIGER, một công ty hàng đầuTrình tạo mã QR có logo, đã và đang giúp các doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức công giảm bớt việc làm cho họ.

Họ có nhiều giải pháp mã QR và tích hợp thương hiệu để tạo điều kiện cho trải nghiệm kỹ thuật số hàng đầu. Nó sẽ giúp bạn tạo các QR có chức năng cao và an toàn cho các tác phẩm hợp tác.

Nó có bảo mật phần mềm mã QR tiên tiến nhất—chứng nhận ISO 27001—trong số các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế được chứng nhận khác.

Các tích hợp và giải pháp mã QR của QR TIGER cho phép bạn hợp lý hóa việc động não, soạn thảo và quản lý dự án khi được sử dụng cho công việc cộng tác.

Tìm hiểu các giải pháp mã QR của QR TIGER và tích hợp phần mềm cho khối lượng công việc của nhóm bạn tại đây:

1. Tích hợp trình tạo mã QR Zapier và QR TIGER cho các tác vụ kỹ thuật số tự động

Zapier giống như một nơi làm việc ảo tự động hóa và kết nối phần mềm này với phần mềm khác để tạo ra quy trình làm việc ảo không gặp sự cố.

Và vớiTích hợp phần mềm Zapier và QR TIGER, giờ đây bạn có thể tạo chiến dịch mã QR của mình và kết nối chiến dịch đó với nhiều nền tảng khác nhau mà không phải mở nhiều tab.

Tất cả điều kỳ diệu xảy ra tại Zapier.

Bạn có thể tạo mã QR sẽ chuyển hướng bạn đến Google Drive dùng chung, không gian làm việc Trello, HubSpot, DropBox và phần mềm cộng tác khác mà bạn sử dụng cho nhóm của mình. 

Sau khi tạo mã QR, bạn có thể gửi mã đó cho đồng đội của mình qua email hoặc bất kỳ nền tảng nào khác mà bạn muốn sử dụng thông qua phần mềm của Zapier.

Vì vậy, thay vì chuyển từ tab này sang tab khác, bạn có thể tập trung quy trình làm việc của nhóm mình tại Zapier.

2. Mã QR Zoom, Skype, Slack và Microsoft Teams tùy chỉnh cho các cuộc họp ảo

Các chuyên gia quản lý nhóm tiết lộ rằng để cải thiện hiệu suất của nhóm, các nhà lãnh đạo nênbắt đầu các cuộc họp hàng tuần để thảo luận về tiến độ công việc và các vấn đề, đồng thời đưa ra các mẹo và giải pháp.

Nhưng với sự sắp xếp công việc hỗn hợp, đây có thể là một thách thức.

Đây là nơi các nền tảng kỹ thuật số xuất hiện.

Phần mềm giao tiếp kỹ thuật số như Zoom, Skype, Slack và Microsoft Teams chỉ là một số công cụ nhắn tin mà bạn có thể sử dụng trong các lần đăng ký nhóm hàng tuần này.

Thay vào đó, bạn có thể chia sẻ liên kết đến các cuộc gọi ảo này hoặc tốt hơn là sử dụng mã QR URL cho các cuộc họp nhóm.

CácURL mã QR giải pháp cho phép bạn chuyển đổi bất kỳ liên kết nào thành mã QR. Sử dụng công cụ QR này để đơn giản hóa việc chia sẻ liên kết cho các buổi gặp mặt ảo của bạn.

Mã QR này tạo điều kiện truy cập ngay vào cuộc họp, vì các thành viên trong nhóm của bạn có thể chỉ cần quét nó để tham gia và làm như vậy ở bất cứ đâu.

3. Mã QR Vimeo để chỉnh sửa video cộng tác và tin nhắn video

Nếu bạn và nhóm của bạn đang thực hiện bất kỳ dự án nào liên quan đến video và chỉ chia sẻ liên kết ở đây và ở đó để cộng tác, thì đã đến lúc bạn sử dụng chiến lược làm việc tiết kiệm thời gian hơn.

Vimeo, một nền tảng chia sẻ video trực tuyến, có các công cụ cộng tác giúp người dùng làm việc theo nhóm. Bạn có thể sử dụng phần mềm của họ để hợp lý hóa việc chỉnh sửa video với các thành viên trong nhóm hoặc để gửi tin nhắn video.

Nhưng thay vì chỉ chia sẻ liên kết, về lâu dài có thể chồng chất lên nhau, hãy thử tạo mã QR URL Vimeo thay thế.

Các dự án và tin nhắn video Vimeo của bạn sẽ bị các thành viên trong nhóm của bạn quét sạch.

Có liên quan: Tạo Mã QR Video trong 5 bước: Hiển thị Video khi Quét

4. Tính năng đa người dùng của QR TIGER dành cho người dùng Doanh nghiệp

Chạy mã QR nhóm quy mô lớn là rất khó khăn. Nhưng với một nền tảng mã QR hiểu được mọi điểm yếu của người dùng mã QR, việc xử lý sẽ trở nên dễ dàng.

Với tính năng cấp Doanh nghiệp nhiều người dùng của QR TIGER, bạn có thể đảm bảo công việc cộng tác thuận lợi.

bạn có thể tạothư mục mã QR giúp phân loại các chiến dịch và giữ cho trang tổng quan của bạn không bị lộn xộn.

Bạn có thể thêm người dùng phụ vào tài khoản chính và chỉ định từng thành viên làm người xem hoặc người chỉnh sửa.

Tính năng phần mềm QR TIGER độc quyền này giúp các nhóm dễ dàng quản lý, phân tích và chạy các chiến dịch mã QR.

Cách tạo mã QR cho nhóm bằng trình tạo mã QR tốt nhất

Trải nghiệm mã QR TIGER QR có phiên bản miễn phí (Freemium) và trả phí.

Phiên bản Freemium cho phép bạn tạo các chiến dịch mã QR tĩnh không giới hạn và ba mã QR động với giới hạn 500 lần quét. Tất cả những điều này có giá trị trong một năm.

Mặt khác, các phiên bản trả phí của nó cung cấp các tính năng và giải pháp mã QR tốt hơn mà bạn có thể sử dụng cho bất kỳ chiến dịch mã QR nâng cao nào cho các tác vụ cộng tác của mình.

Để biết cách tạo mã QR động từ QR TIGER, bạn nên làm như sau:

1. PhóngMã QR trực tuyến và đăng nhập hoặc đăng ký QR TIGER  tài khoản.
2. Chọn một giải pháp mã QR và nhập dữ liệu cần thiết.
3. Nhấn vàoTạo QR độngcái nút.
4. Tùy chỉnh mã QR của bạn bằng các công cụ được cung cấp.
5. Chạy quét thử và tải xuống mã QR của bạn dưới dạng SVG để đảm bảo hình ảnh có chất lượng tốt.

Điều gì làm cho mã QR trở thành công cụ tốt nhất để hợp tác nhóm?

Trước khi đi sâu vào các tính năng của mã QR, đây là những điều cơ bản bạn nên biết:

Có hai loại mã QR là Tĩnh và Động. QR tĩnh là miễn phí, nhưng đi kèm với chúng là ít tính năng đáng chú ý.

Mã QR động yêu cầu bạn đăng ký một gói để tận hưởng các tính năng và chức năng đa dạng của nó, khiến chúng trở thành lựa chọn tốt nhất cho nhóm của bạn.

Dưới đây là một số tính năng mã QR Động của QR TIGER sẽ có lợi cho mọi công việc hợp tác:

Bạn có thể cập nhật nội dung nhúng bất cứ lúc nào

Bạn có thể chỉnh sửa, cập nhật và xóa dữ liệu được nhúng trong mã QR động của mình ngay cả khi bạn đã phân phối mã đó. Và điều này cũng sẽ không ảnh hưởng đến hiệu quả của nó.

Điều này rất hữu ích vì bạn không còn cần phải tạo một mã QR khác nếu bạn thấy một số lỗi trong các mã QR trước đó hoặc nếu bạn cần cập nhật các URL và tệp đã chia sẻ trước đó với nhóm.

Mã QR từ phần mềm khác không có loại tính năng này.

Chẳng hạn, mã QR của Nhóm Microsoft thực sự cho phép bạn tham gia các cuộc họp ảo chỉ bằng một lần quét. Nhưng điều này chỉ tốt cho việc sử dụng một lần.

Với mã QR động của QR TIGER, bạn có thể sử dụng mã QR được chỉ định cho các cuộc họp ảo. Chỉ cần chỉnh sửa các URL và đặt nhãn thích hợp trên mã, vì vậy đồng đội của bạn sẽ biết phải làm gì với nó.

Cho phép bạn hạn chế quyền truy cập từ những người không phải là thành viên trong nhóm

Tính năng bảo vệ bằng mật khẩu cho phép bạn thiết lập mật khẩu cho mã QR động của mình để hạn chế số người truy cập vào dữ liệu được nhúng.

Bạn có thể chia sẻ mật khẩu trong nhóm để các tệp được mã hóa chỉ dành riêng cho các thành viên trong nhóm của bạn.

Tính năng này là một trong những cách tốt nhất để tăng cường bảo mật dữ liệu và tránh tài liệu vànhân viên trộm cắp, đạo văn và rò rỉ các dự án đang thực hiện.

Bạn có thể phân phối chúng trên phương tiện vật lý hoặc ảo

Mã QR có thể quét đượcphygital công cụ mà bạn có thể in ra giấy hoặc hiển thị trên phương tiện kỹ thuật số. Điều này cho phép bạn phân phối QR được in trong văn phòng hoặc gửi hình ảnh mã QR qua email hoặc nền tảng nhắn tin trực tuyến.

Điều này giúp bạn đảm bảo rằng nhóm có thể truy cập nội dung được nhúng ở bất cứ nơi nào họ có thể nhận được nội dung đó.

Hợp lý hóa công việc cộng tác của nhóm bạn với phần mềm QR TIGER ngay hôm nay

Quản lý nhóm và kiểm tra tiến độ công việc trong môi trường làm việc hiện đại có thể trở nên quá tải. Và nó thường có thể trở thành vấn đề đau đầu khi thông tin sai lệch, các dự án quá hạn và những rào cản bất ngờ phát sinh.

Mã QR dành cho cộng tác nhóm có thể kết nối các thành viên trong nhóm và cho phép bạn dễ dàng kết nối và hợp tác ngay cả khi một người đang làm việc tại nhà, người kia đang ở quán cà phê, chuyến du lịch nước ngoài hoặc phòng làm việc tại văn phòng. Và ai sẽ không muốn điều đó?

Dù thiết lập công việc nhóm hiện tại của bạn là gì—tại văn phòng, kết hợp hay từ xa—thì đều có QR TIGER, trình tạo mã QR tốt nhất, để trợ giúp bạn.

Hãy xem phần mềm của họ ngay hôm nay và tạo một tài khoản để có được trải nghiệm trực tiếp về các tính năng hàng đầu của họ mà bạn không nên bỏ lỡ.

Các câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để tạo mã QR cho nhóm của tôi?

Tạo mã QR cho ID công ty bằng trình tạo mã QR số lượng lớn của QR TIGER. Tính năng phần mềm tạo mã QR này của QR TIGER cho phép bạn tiết kiệm thời gian tạo nhiều mã QR.

Bạn có thể tạo chiến dịch URL, vCard hoặc mã QR văn bản để nhúng nhiều thông tin khác nhau vào QR.

Làm cách nào để tham gia cuộc họp nhóm bằng mã QR?

Nếu đang sử dụng điện thoại, bạn có thể quét mã QR của cuộc họp nhóm bằng ứng dụng camera trên điện thoại, ứng dụng quét mã QR tích hợp hoặc ứng dụng quét mã QR của QR TIGER. Bạn có thể tải xuống ứng dụng này trên Google Play Store và App Store.

Và nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay chạy trên Windows 11, bạn có thể quét mã QR bằng ứng dụng máy ảnh.

Nhấp vào liên kết hiển thị trên màn hình điện thoại của bạn sau khi quét mã QR. Làm như vậy sẽ ngay lập tức chuyển hướng bạn đến trang họp nhóm ảo của bạn.

Làm cách nào để tạo mã QR cho tài liệu được chia sẻ?

Bạn có thể chọn giữa các giải pháp mã QR Tệp và URL.

Giải pháp mã QR URL là lựa chọn tốt nhất của bạn cho các tài liệu được lưu trực tuyến. Bạn có thể chỉ cần nhập liên kết của tài liệu và chuyển đổi nó thành mã QR.

Đối với các tài liệu được lưu cục bộ trên thiết bị, bạn có thể chọn tệp mã QR để thay thế. Bạn có thể tải tệp của mình lên (bất kỳ định dạng nào) và chuyển đổi tệp thành giải pháp mã QR.

Tất cả những điều này đều có tại phần mềm QR TIGER.